19. ALAPÍTÓK - TULAJDONOSOK IRODÁJA

A POSZT CÉLJA
Megalapozza a szervezetet helyiség, felszerelés, személyzet és szakismeret tekintetében.
Felelősséget vállal a fizetőképességért.
Kialakítja és működteti a számítástechnikai és telekommunikációs rendszereket.
Működteti és javíttatja a berendezéseket, valamint gondoskodik a tisztaságról.

 

RELATÍV ELHELYEZKEDÉS A SZERVEZÉSI TÁBLÁN
Az Alapítók – Tulajdonosok Irodája Alosztályvezető posztot a szervezési táblán a következő helyen találod:
1. Ügyvezetői Osztály (VII)
2. Ügyvezetői Osztályvezető
3. Alapítók –Tulajdonosok Irodája Alosztályvezető

 

A POSZT FELADATAI
Stratégiai tervek
Technológiai irányelvek
Megalapozás
Rendszergazda
Pénzügyi döntéshozás
Takarítás

 

A POSZT ÉRTÉKES VÉGTERMÉKE
Jól megalapozott cég, eredményes és életképes szervezet. Jól fizetett munkatársak.

STRATÉGIAI TERVEK

LEÍRÁS/CÉL
Stratégiai terv: Egy nagyszabású tevékenység átfogó és szakértő irányítása egy konkrét cél elérése érdekében. Tartalmazza az elgondolást, hogy okosan bánunk az erőforrásokkal, illetve, hogy a létező akadályokat legyőzzük a cél elérésre érdekében. Ez a csúcson kidolgozott stratégiai, amely - mint egy ernyő - lefedi az alatta lévő szintek tevékenységeit. A megvalósítás módja, a briliáns ötlet.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A stratégiai terv készítésének lépései:
- Programok: A briliáns ötlet fizikai világban való elképzelése, egymást követő lépések sora egy terv kivitelezésére.
- Projektek: Lépések sora, amelyet azért írtak, hogy egy program lépéseit kivitelezzük.
- Utasítások: Szóbeli vagy írásbeli parancs egy programlépés végrehajtására vagy egy általános irányelv alkalmazására.
- Ideális helyzet: Elérendő ideális kép, azt fejezi ki, hogy egy helyzetnek vagy területnek milyennek kell lennie. Az ideális kép, ahova az adott stratégiai terv keretében el akarunk jutni.
- Statisztikák: Megtalálni azt a mutatót, ami megmutatja, hogy a stratégiai terv készítésénél hol tartunk.
- Értékes végtermék: A stratégiai terv végeredménye, olyan termék vagy szolgáltatás, amit más termékre, vagy szolgáltatásra, illetve pénzre tudunk cserélni.

- A program típusai:
- Fő: Egy ismert elérendő dolog, amire a tevékenységek irányulnak azzal a szándékkal, hogy ezt a végcélt elérjük.
- Elsődleges: Azokkal a szervezési, személyzeti és kommunikációs típusú lépsekkel foglalkozik, amelyeket be kell tartanunk.
- Létfontosságú: Ezt kell megtennünk ahhoz, hogy egyáltalán működni lehessen.
- Feltételes: Azért hajtjuk végre, hogy adatokat tudjunk meg, hogy egy projektet meg lehet-e csinálni, hol lehet megcsinálni stb.
- Működési: Kitűzi a haladás irányát, és részletezi azt, beütemezett időponttal.
- Termelési: Kvóták kijelölése, rendszerint időre vonatkozva.

- A stratégiai terv készítőjének felelőse a briliáns ötlet után a stratégiai terv készítés lépésein végig haladva eléri az értékes végterméket.

- A programokhoz és a projektekhez határidőt és személyzetet rendel, és folyamatosan felügyeli a határidők betartását, stratégiai terv lépéseinek megvalósulását.

- A program típusainál betartja és betartatja a sorrendet.

 

MELLÉKLETEK

TECHNOLÓGIAI IRÁNYELVEK

LEÍRÁS/CÉL

Irányelv: Szabály, eljárás vagy útmutató, amely alapján az alapvető cél megvalósítható. „Az út szélei.” Egy cselekedet meghatározott folyamata vagy módja, ami vezérli vagy meghatározza a jövőbeni döntéseket. Azok a szabályok és adminisztratív formulák, amelyekben a tevékenységeink és az ügyvezetés terén egyetértünk. Sikeres akciókból keletkeznek, ezek le vannak írva, és pontosan követik őket.

Technológiai irányelv: Az alapvető cél megvalósításának alkalmazási módszereit rögzíti.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A technológiai irányelv felelősének a feladata, hogy megalkossa és betartassa a szervezet irányelveit. Az irányelvek minden esetben az adott alosztály leírásában találhatók meg.

 

MELLÉKLETEK
-

MEGALAPOZÁS

LEÍRÁS/CÉL
Megalapozni: felállítani valamit (szervezetet, rendszert, szabályok összességét) egy biztos és állandó alapra.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

-

- Irodahelyiség megalapozása, ebben együtt dolgozik a belső PR felelősével.

- Felszerelések és azok karbantartásának meglapozása.
Felszerelések: irodabútorok, világítóeszközök, KKR, kávégép, nyomtató, mobiltelefon, asztali számítógép, laptop, projektor, HI-FI, TV, faliújság, szervezési tábla, szakkönyvtár, kalapanyag, nyomtatvány, irodaszer stb. Ezek meghibásodása esetén gondoskodik a javításról, hiányuk esetén a beszerzésről.

- Személyzet és szakismeret megalapozása.
Szakismeret: szakavatottság, ismeret a tudomány vagy művészet valamelyik ágából, amely esetünkben a biztosítási, befektetési, jogi, pénzügyi szakágak ismerete. Ebben együtt dolgozik a belső és külső képzés felelősével. A személyzetre javaslatot tesz a szakismeret tekintetében a Személyzeti és Kommunikációs Osztály vezetőjének.

- A megalapozás felelőse az, aki ismeri a teljes technológiát és azt rendszerbe helyezi.

 

MELLÉKLETEK

RENDSZERGAZDA

LEÍRÁS/CÉL
Rendszergazda feladata a számítástechnikai rendszerek kialakítása és karbantartása.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- operációs rendszerek, hardverek karbantartása

-hálózat karbantartása

- biztonsági feladatok

- tájékoztatási feladatok

- adminisztrációs feladatok

 

MELLÉKLETEK
- Colonnade SID tanúsítvány
- Rebell panaszkezelő
- BROKKA II

PÉNZÜGYI DÖNTÉSHOZÁS

LEÍRÁS/CÉL
A pénzügyi döntéshozó felel a pénzügyi tervezésért (= költségvetés), a bevétel szétosztásáért és természetesen a cég fizetőképességért. A költségvetés lényege az, hogy hogyan használjuk fel a rendelkezésre álló pénzösszegeket arra, hogy a cég nyereségesen működhessen.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Az ügyvezetői osztály vezetője minden év november 15-ig átadja a költségvetésben szereplő adatokat a pénzügyi döntéshozónak.

- A pénzügyi tervezést minden év december 01-ig kell elkészíteni a következő évre vonatkozóan, és azt ügyvezetői osztály vezetőjének kell jóvá hagynia legkésőbb december 15-ig.

- Amennyiben az ügyvezető osztály vezetője változtatni akar a pénzügyi tervezés valamely adatán, akkor a változtatást visszajuttatja a pénzügyi döntéshozónak, aki ezt azonnal végrehajtja.

- A számlakifizetésre vonatkozó szabályok: A számlák minden esetben a dátumvonal szerint kerülnek kifizetésre, amely a gyakorlatban azt jelenti, hogy a számlákat a rajtuk szereplő fizetési határidő szerint kell időrendi sorrendbe rakni, és a határidő napja előtt legalább 2 nappal el kell utalni őket.

- Soha ne kérj kölcsön, vegyél fel hitelt, vagy használd fel a vésztartalékot a számlák kifizetéséhez!

- A fizetőképesség fenntartására vonatkozó szabályok:
- Keressünk sok pénzt!
- Költsünk kevesebbet, mint amennyit megkeresünk, a bevételt ne költsük el rögtön!
- Termeljük meg, mielőtt elköltjük!
- Gyűjts pénztartalékot (készpénz, bankszámla), hogy szükség esetén legyen mire támaszkodnunk, de alapvetően ne erre támaszkodj!
- Őrizd meg a kiváló hitelünket, mint második számú vésztartalékunkat!
- Ne nyúljunk hozzá a tartalékokhoz, ehelyett keressünk több pénzt, hogy sikeresen szembenézhessünk a szükséghelyzettel!

- A hitelfelvétel szabályai:
- Hitelt csak terjeszkedéshez vagy ingatlanbefektetéshez szabad felvenni, és akkor is csak abban az esetben, ha a tartalékok nem elégségesek a finanszírozásához, vagy a hitel nagyon kedvező!
- Számlák vagy egyéb tartozások kifizetésére hitelt felvenni szigorúan tilos!
- A hitelt minden esetben a törlesztés napján kell fizetni, késedelem nélkül!
A vésztartalékot nem szabad felhasználni a hitel kifizetéséhez!

- Az alszámlák használata:
Az alszámlák a különböző pénzügyi célok megvalósulását szolgálják. A számláinkat, valamint az alszámláinkat a CIB Banknál vezetjük.

- Az általunk használt alszámlák:
- Adóelőleg alszámla: az adók befizetésére tartjuk fenn, abból a célból, hogy ne az adott hónap árbevételét terheljük az adóval. Adóelőleg típusai: Társasági adó. A helyi iparűzési adófizetés alól az OPCM Zrt. mentesült 2012 első negyedévében. Az adóelőleg számlát a jutalék-számfejtéskor kell feltölteni. Az adóelőleg pontos összegét az OPCM Zrt. pénzügyi tervezésében (költségvetésében) találod meg.
Az adókiadások kizárólag erről az alszámláról finanszírozhatók!
- Tartalék alszámla: A bruttó árbevétel 2%-át kell átcsoportosítani erre az alszámlára, minden hónapban. A tartalék számlát jutalék-számfejtéskor kell feltölteni.
- Marketing alszámla: Az marketing célok megvalósulását szolgálja ez az alszámla. A marketing alszámlára bruttó árbevétel 1%-át kell átcsoportosítani. A marketing számlát jutalék-számfejtéskor kell feltölteni.
A marketing kiadások kizárólag erről az alszámláról finanszírozhatók!

 

MELLÉKLETEK
-

TAKARÍTÁS

LEÍRÁS/CÉL
A takarítás poszt célja az iroda tisztán tartása.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A központi iroda és egyéb kiszolgáló helyiségek kitakarítása, tisztán tartása.

- A munka elvégzéséhez szükséges tisztítószerek, eszközök beszerzésének igénylése.

- A szemetesek kiürítése és a szemeteszsákok cseréje.

 

MELLÉKLETEK

MELLÉKLETEK

- COLONNADE SID TANÚSÍTVÁNY
- REBELL PANASZKEZELŐ
- BROKKA II