2. KOMMUNIKÁCIÓS ALOSZTÁLY

A POSZT CÉLJA
Fogadja a külső és belső kommunikációt, sokszorosítja és gyorsan a megfelelő helyre továbbítja.

 

RELATÍV ELHELYEZKEDÉS A SZERVEZÉSI TÁBLÁN
A Kommunikációs Alosztályvezető posztot a szervezési táblán, a következő helyen találod:
1. Személyzeti és Kommunikációs Osztály (I)
2. Személyzeti és Kommunikációs Osztályvezető
3. Kommunikációs Alosztályvezető

 

A POSZT FELADATAI
Recepció
Bejövő kommunikáció
Kimenő kommunikáció
Belső kommunikáció
Alkuszi kapcsolatok
Működési kapcsolatok
Szállítás

 

A POSZT ÉRTÉKES VÉGTERMÉKE
Könnyedén fogadott, gyorsan továbbított kommunikáció.

RECEPCIÓ

LEÍRÁS/CÉL
A recepció az iroda lelke, központi szerepe van. Fogadja a beérkező személyeket, az irodával kapcsolatos tevékenységeket elvégzi.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- az iroda kinyitása 09:00-kor

- az irodai munkavégzéshez szükséges eszközök beüzemelése

o nyomtató bekapcsolása
o villanyok felkapcsolása
o kávéfőző feltöltése friss vízzel

- a tárgyalóba a következőket kell bekészíteni, illetve feltölteni:

o 3 db szénsavmentes ásványvíz 0,33l
o 3 db szénsavas ásványvíz 0,33l
o 2 db tiszta pohár
o papír zsebkendő
o promóciós anyagok

- a konyhában a következők meglétének ellenőrzése és végrehajtása:

o kávé
o papír zsebkendő
o szalvéta
o tiszta edények és evőeszközök

- mosogatógép bepakolása és elindítása

- a Google Calendar felügyelése (a tárgyaló beosztás, aminek tartalmaznia kell: ki, mikor, mennyi ideig kívánja használni a tárgyalót). Elérési útvonal: www.calendar.google.com

- tárgyalás esetén kávé és/vagy tea felszolgálása. Amennyiben az ügyfél a tanácsadó előtt érkezik, udvariasan meg kell kérdezni, hogy kér-e kávét vagy teát. Ellenkező esetben a tanácsadó kérdezi meg az ügyfelet.

- az iroda zárása 17:00-kor

- rendkívüli zárva tartás esetén értesítés kiragasztása az iroda ajtajára

- sokszorosítás, nyomtatás

- A recepciós a recepciós pult mögött dolgozik.

- Címkézés: Az irodában található eszközök/dossziék feliratozása:

o KKR
o Névtáblák
o Ajánlatok
o Iratpapucsok

- Jelszavak tárolása, kezelése

- Boríték címkék nyomtatása

 

MELLÉKLETEK
- Iroda zárva tartás
- Címkék
- Jelszavak
- Boríték címzés

BEJÖVŐ KOMMUNIKÁCIÓ

LEÍRÁS/CÉL
A cégbe beérkező kommunikáció akadálymentes és gyors áramlása.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A beérkező külső információk cégen belüli továbbítása, munkatársaknak és a menedzsment tagjainak. A bejövő részecskék (fax, e-mail, telefon, levél, belső posta, ügyfél) fogadása, majd a megfelelő csatornán keresztül a megfelelő állomásokra továbbítása.

- Levél
A postaláda ürítése minden reggel, érkezéskor.
A postai küldemények átvételére a recepciós jogosult, az erről szóló meghatalmazás a munkatárs dossziéjában található.
A levél tárgya szerint intézkedni, vagy továbbítani az illetékesnek.
Szükség esetén a levelet be kell szkennelni és fel kell tölteni a CRM rendszerbe.

- Fax
A faxgép a recepciós pult és konyha között található.
A fax tárgya szerint intézkedni, vagy továbbítani az illetékesnek.
Szükség esetén a faxot be kell szkennelni és fel kell tölteni a CRM rendszerbe.

- E-mail
A következő e-mail címre érkezhetnek levelek: financial@op-capital.com.
Az e-mailek elérési útvonala, a felhasználói nevek és a jelszavak a Google Drive-ban található elérési útvonalon található.
Az e-mail tárgya szerint intézkedni, vagy továbbítani az illetékesnek.

- Telefon
Bejelentkezés a cég nevében: „O&P Capital Management Zrt., jó napot kívánok! Miben tudok segíteni?”
A hívás tárgya szerint intézkedni, vagy továbbítani az illetékesnek.

- Személyesen
Udvariasan fogadni az érkező ügyfelet/vendéget, és tárgy szerint intézkedni.

 

MELLÉKLETEK
-

KIMENŐ KOMMUNIKÁCIÓ

LEÍRÁS/CÉL
A cégből kimenő kommunikáció akadálymentes és gyors áramlása.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A belső információk továbbítása a külső partnerek, hivatalos szervek részére.

- Fax
A faxgép a recepciós pult és konyha között található.
Szükség esetén a faxot és a küldésről szóló visszaigazolást be kell szkennelni és fel kell tölteni a CRM rendszerbe.

- E-mail
A következő e-mail címről küldhetünk e-mailt: financial@op-capital.com.
Az e-mailt tárgya szerint a címzettnek elküldeni.

- Telefon
Bejelentkezés a cég nevében: „Jó napot kívánok, XY vagyok az O&P Capital Management Zrt.-től, XY-t keresem…” majd közölni kell a megkeresés tárgyát.

- Levél
A kimenő leveleket a megfelelő csatornán át kell adni a szállítás felelősének.
Szükség esetén a levelet be kell szkennelni és fel kell tölteni a CRM rendszerbe.

 

MELLÉKLETEK
- Szkennelés menete

- Faxolás menete

BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ

LEÍRÁS/CÉL

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Központi Kommunikációs Rendszer (KKR)
A KKR a belső kommunikációs rendszer része.
Célja: a részecskék (információk) szabad áramlásának biztosítása, címzetthez való eljuttatása.
Poszt a poszttal kommunikál a KKR-en keresztül.
Helye: az iroda közlekedőjében az iroda központi helyén található, a polcos szekrényen.
A KKR zöld színű.
Leköveti a szervezési táblát, zöld tálca jobb oldalán található a poszt megnevezése, baloldalon a felelős személy neve.
Küldés: a küldendő anyagot betenni annak a posztnak a tálcájába, akinek megy az üzenet.
Fogadás: a fogadott anyagot a 3 lépcsős kommunikációs rendszerbe kell betenni.
Munkaidő befejeztével a KKR-en a poszthoz tartozó tálcát üresen kell hagyni.

- Háromlépcsős kommunikációs rendszer
Mindenkinek az íróasztalán található.
Részei: Bejövő, Folyamatban, Kimenő

- Dispatch
KKR-en keresztül a Dispatch-et firka papíron kell küldeni.

- S.O.S
Nem a KKR-be kerül, hanem SOS felirattal posztot ellátó asztalára kell helyezni, vagy az e-mail tárgyában jelezni, vagy telefonon hívni. Az SOS felirattal ellátott ügyet a lehető leggyorsabban, azonnal el kell végezni.

- Teljes munkatársi javaslat
Munkatársak észrevételei, javaslatai az ügyvezetés felé.

 

MELLÉKLETEK
- Teljes munkatársi javaslat

- Dispatch

ALKUSZI KAPCSOLATTARTÁS

LEÍRÁS/CÉL
Az alkuszi elérhetőségek összegyűjtése és naprakészen tartása, a gyors és könnyed elérés érdekében.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Az alkuszi elérhetőségeket (telefonszám, e-mail cím) egy excelben kell vezetni és azokat naprakészen tartani.

- Alkusz kapcsolattartók listáját és elérhetőségeiket a partnerportálokon is megtalálhatod.

 

MELLÉKLETEK
- Alkuszi kapcsolatok

MŰKÖDÉSI KAPCSOLATOK

LEÍRÁS/CÉL
A működéshez szükséges kapcsolatok elérhetőségeinek összegyűjtése és naprakészen tartása, a gyors és könnyed elérés érdekben.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Az irodai működéshez szükséges kapcsolatok elérhetőségeinek (telefonszám, e-mail cím, postacím) összegyűjtése egy excelben, és azok naprakészen tartása.

 

MELLÉKLETEK
- Működési kapcsolatok

SZÁLLÍTÁS

LEÍRÁS/CÉL
A személyesen elszállítandó küldemények elszállítása.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A postán és személyesen elszállítandó küldeményeket az irodából a megfelelő helyre szállítja.

- Posta: minden héten kedden és pénteken.

- Ajánlatok leadása a biztosítókba.

 

MELLÉKLETEK
- Dokumentum átadási lista

MELLÉKLETEK

CIG Pannónia dokumentum átadási lista

Alkuszi kpacsolatok

Működési kapcsolatok

Teljes Munkatársi Javaslat nyomtatvány

Szkennelés menete

Faxolás menete

Címkék