6. ÉRTÉKESÍTÉSI ALOSZTÁLY
A POSZT CÉLJA
Megfelelő nagyságú bevétel, amely nagyobb a kiadások és a tartalékok összegénél.
RELATÍV ELHELYEZKEDÉS A SZERVEZÉSI TÁBLÁN
Az Értékesítési Alosztályvezető posztot a szervezési táblán, a következő helyen találod:
1. Értékesítési Osztály (II)
2. Értékesítési Osztályvezető
3. Értékesítési Alosztályvezető
A POSZT FELADATAI
Értékesítési adminisztráció
Állományszerzés
Értékesítés meglévő ügyfeleknek
CRM rendszer
Partnerportál
A POSZT ÉRTÉKES VÉGTERMÉKE
Nagyobb bevétel, mint a kiadásokra és tartalékokra szánt összeg együttesen.
ÉRTÉKESÍTÉSI ADMINISZTRÁCIÓ
LEÍRÁS/CÉL
Az értékesítési adminisztráció poszt célja az adminisztratív segítségnyújtás a tanácsadóknak az ügyfeleknek történő értékesítéshez, azért, hogy a tanácsadók kizárólag az értékesítésre tudjanak fókuszálni.
Értékesítési adminisztráció: az általunk értékesített termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos dokumentumok összességének nyilvántartása és adminisztrációja.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- Biankó
Üres biankó mindig legyen az irodában, folyamatosan nyomon kell kövezni az ajánlati nyomtatványok darabszámát, és ha beszerzésük szükséges, jelezni kell a Beszerzés felelősének. A biankók a folyosón lévő iratpapucsokban találhatók.
Új nyomtatvány bevezetése esetén azonnal tájékoztatni kell az értékesítőket, az Értékesítési Alosztályvezetőt és az Értékesítési Osztályvezetőt. Új termék esetén az Értékesítési Osztály vezetője a KKR-en keresztül azonnal köteles tájékoztatni az Értékesítési Alosztályvezetőt, az Értékesítési Adminisztráció felelősét, valamint a Beszerzési felelőst. A nyomtatványokat biztosítótársaságonként az ajánlati iratpapucsokba kell tenni.
- Ajánlatok rögzítése
A tanácsadók által leadott ajánlatokat rögzíteni kell a CRM rendszerbe, valamint le kell fűzni az iratpapucsba. Ajánlat úgy nem postázható tovább, hogy saját példányunk nincs róla. Az ajánlatban szereplő adatok rögzítése után, az ajánlat másolatát a megfelelő biztosító mappájába kell lefűzni időrendi sorrendbe.
A kitöltött ajánlatot minden esetben a KKR-be, az értékesítési adminisztráció felelősének tálcájába kell tenni, biztosítótársaságoktól függetlenül.
- Ajánlatok kitöltése
A tanácsadó kérheti az ajánlatok kitöltését és rögzítését, az ehhez kapcsolódó igényét az adatbekérő lapon kell jelezni, a szükséges adatok kitöltésével. Amennyiben meglévő ügyfél köt új szerződést, és az adatai nem változtak, akkor a személyes adatokat természetesen nem kell kitölteni, a rögzítés az előző meglévő kötvény alapján fog történni. A kitöltött ajánlatot a tanácsadó tálcájába kell tenni.
- Hiánypótlás
Hiányzó adatok/dokumentumok esetén a biztosítóktól e-mailen érkeznek hiánypótlásra felszólító levelek. A levél tárgya szerint a hiánypótlást haladéktalanul intézni kell, a hiánypótlás határideje minden esetben 2 nap. Ha elakadsz, kérj segítséget az Értékesítési Osztályvezetőtől.
- Ajánlati dokumentumok
o Cégkivonat: Céges ajánlat esetén szükséges cégkivonat beszerzése. Ezt az OPCM Zrt. intézi a partner bevonása nélkül. A cégkivonatot a www.e-cegjegyzek.hu, vagy az www.opten.hu weboldalról tudod letölteni.
o Orvosi kockázat-elbírálás: Ha az ajánlatban lévő biztosítási összeg orvosi vizsgálatot követel meg, erről tájékoztasd az ügyfeledet az orvosi vizsgálat időpontjával kapcsolatban. A leegyeztetett időpontot követően minden lépés elvégzése a Te feladatod
o Pénzügyi kockázatelbírás
o Biankó
o Személyes okmányok másolata
o Nyilatkozatok, csoportos beszedési megbízás
- Ajánlati nyilvántartás vezetése
A tanácsadók által leadott ajánlatokról havi listát vezess, kronológiai sorrendben. Az Ajánlati Nyilvántartást a recepción találod. Az „Ajánlati Nyilvántartó lapon” az ajánlatból rögzíteni kell a szerződő nevét, a tanácsadót, és az ajánlattal kapcsolatos további információkat. Az ajánlatok kötvényesítését követően a másolatot tedd bele egy bugyiba és fűzd le a kötvényesedett szerződések közé. Az Ajánlati Nyilvántartás mintáját a Mellékletben találod.
- Beérkezett ajánlatok adatainak ellenőrzése
A tanácsadók az általuk felvett ajánlatokat a KKR-ben az Értékesítési adminisztráció fakkba teszik. A beérkezett ajánlatok adatait ellenőrizd le. Az ellenőrzéshez segítségedre van a termékre vonatkozó kitöltött Ajánlati Minta, amelyet a Mellékletben találsz. Amennyiben hibát találsz a kitöltésben, azonnal értesítsd a tanácsadót, és tedd vissza a fakkjába a hibás ajánlatot. A tanácsadónak 24 órája van a hiba korrigálására. A javítást követően az ajánlatot vissza kell, hogy adja neked a KKR Értékesítési adminisztráció fakkon keresztül. Fontos: hibás ajánlat nem továbbítható és a CRM-ben sem rögzíthető
- Kötvényesítések ellenőrzése
CIG Pannóniánál a partnerportálon, riportok menüben az ajánlat nyilvántartás menüben lehet nyomon követni a szerződésszám beírásával, hogy a szerződés aktív-e, tehát kötvényesedett-e. Minden ajánlatnak a zárásig le kell kötvényesedni, mert ebből van a cég és a tanácsadók bevétele. Halaszthatatlan feladat! A biztosítók havi zárási határidejét a Mellékletben találod
- Brokka töltése
MELLÉKLETEK
- CIG Kockázatelbírálási ügymenet
SZEMÉLYZETI ADMINISZTRÁCIÓ
LEÍRÁS/CÉL
A személyzet nyilvántartásával kapcsolatos adminisztráció elvégzése. Az adminisztráció folyamata a személyzet felvételtől az elbocsátásig tart.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- Minden dokumentumot le kell fűzni a munkatárs aktájába (vitrines szekrény/munka és megbízási szerződések), valamint rögzíteni kell a CRM rendszerbe (Törzsadatok/Egyéni üzletkötők/Üzletkötő/Dokumentumok)
- Dokumentumok típusai:
o munkaszerződés [alkalmazott] / vállalkozói szerződés [tanácsadó] / beszállítói szerződés [beszállító]
o nyilatkozat a szabályzatok elfogadásáról [tanácsadó, alkalmazott]
o IDD nyilatkozat [tanácsadó]
o személyes okmányok másolata [tanácsadó, alkalmazott]: személyazonosító igazolvány, lakcímet igazoló hatósági igazolvány, adóigazolvány
o erkölcsi bizonyítvány, képzettséget igazoló dokumentumok – nem tárolunk másolatot, bemutatásuk kérhető
o átadás - átvételi elismervény: irodakulcs, mágneskártya [jogosultság esetén]
o munkaszerződés felmondása [alkalmazott] / vállalkozói szerződés felmondása [tanácsadó] / beszállítói szerződés felmondása [beszállító]
o szerződés kiegészítés/módosítás
o szabadság dokumentumok [alkalmazott]: szabadság nyilvántartás, orvosi igazolás
o felmondás/elbocsátás dokumentumai – esetlegesen a felmondás megírása (indoklás, kiléptetés dátuma)
- A következők elvégzése jogosultság esetén:
o Brokka hozzáférés
o Google Drive hozzáférés
o E-mail cím létrehozás és hozzáférés
o Partnerportál hozzáférés
o Négyjegykártya rendelés
o Alkusz igazolvány rendelés
- munkaidő nyilvántartás [alkalmazott]: A munkaidő nyilvántartást folyamatosan vezetni kell, és minden hónap utolsó munkanapján a könyvelőnek el kell küldeni e-mailen.
MELLÉKLETEK
- Munkaszerződés
- Munkaszerződés felmondása
- Vállalkozói szerződés
- Vállalkozói szerződés felmondása
- Nyilatkozat - IDD
- Nyilatkozat - szabályzatok elfogadásáról
- Beszállítói szerződés
- Átadás-átvételi elismervény
- Törvényi rendelkezés a szabadság és betegszabadság tartalmáról
- Munkaidő nyilvántartás
SZERVEZÉSI TÁBLA
LEÍRÁS/CÉL
A szervezési tábla a rangsorolt, rendezett kalapok listája, a kalapok áramlási sorrendje. A szervezési táblán keresztül áttekinthető a szervezet működése.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- A szervezési tábla az iroda bejáratánál található.
- A szervezési tábla naprakészen tartása, változás esetén annak módosítása, hiba esetén javítása.
MELLÉKLETEK
- Szervezési tábla
KALAPANYAG KÉSZÍTÉS
LEÍRÁS/CÉL
KALAPANYAG: részletes munkaköri leírás, irányt mutat a pontos és hatékony munkavégzéshez.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- A különböző posztokhoz szükséges tudás és irányelvek összeállítása és részletezése.
- A munkatársaknak a saját posztjukkal kapcsolatos változásokról értesíteniük kell a kalapanyag készítés felelősét.
- A kalapanyag a vitrines szekrényben és a Google Drive-ban található.
MELLÉKLETEK
-
KALAPANYAG SZERKESZTÉS
LEÍRÁS/CÉL
KALAPANYAG: részletes munkaköri leírás, irányt mutat a pontos és hatékony munkavégzéshez.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- A kalapanyag változása esetén átírja, hiba esetén kijavítja a kalapanyagot.
- A változásról, illetve a javításról értesíti azokat, akiket ez érint.
- Az átírt anyagot el kell juttatni a kalapanyag készítés felelősének, hogy ellenőrizhesse azt.
- A kalapanyag megszerkesztése és kinyomtatása.
o Grafikai megjelenés: Garamond betűtípus, 12-es betűméret, sorkizárt, 1 cm-es margók.
o Minden osztály külön kalapanyaggal rendelkezik.
o A kinyomtatott kalapanyag tartalma:
főosztály előlap: főosztály áttekintő táblázat
elválasztólap: zöld kartonlap
alosztály előlap: szervezési tábla részlete az adott főosztályról
alosztály előlap 2: (poszt célja, relatív elhelyezkedés a szervezési táblán, poszt feladatai, poszt értékes végterméke)
posztok leírása (leírás/cél, tevékenységek/jellemzők, mellékletek)
mellékletek
elválasztólap: zöld kartonlap
MELLÉKLETEK
-
KALAPOZÁS
LEÍRÁS/CÉL
KALAP: szleng kifejezés a szervezetben betöltött posztra és munkára. A kalapozás ezen kalapok (munkakörök, posztok) kiosztását és betanítását jelenti.
TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK
- Az új munkatárs feladatköreinek kiosztása.
- A személyzeti orientációs gyakorlat végrehajtása az új munkatárssal
- Az új munkatárs alapképzésének és továbbképzésének megszervezése és figyelemmel kísérése.
-Az alapképzés sikerességének ellenőrzéséhez a kalapanyag ellenőrző lapokat az új munkatársnak ki kell töltenie.
-Az új munkatársnak meg kell tanítani, hogy a posztjában bekövetkező változás esetén a változás a kalapanyag készítés felelősének jeleznie kell.
MELLÉKLETEK
- Személyzeti orientációs gyakorlat
- Kalapanyag ellenőrző lapok (folyamatban)
MELLÉKLETEK
o MUNKASZERZŐDÉS
o VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS
o VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS FELMONDÁS
o NYILATKOZAT - IDD
o NYILATKOZAT - SZABÁLYZATOK ELFOGADÁSÁRÓL
o BESZÁLLÍTÓI SZERZŐDÉS
o ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY
o TÖRVÉNYI RENDELKEZÉS A SZABADSÁGRÓL ÉS A BETEGSZABADSÁGRÓL
o MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÁS
o SZERVEZÉSI TÁBLA
o SZEMÉLYZETI ORIENTÁCIÓS GYAKORLAT
o KALAPANYAG ELLENŐRZŐ LAPOK