6. ÉRTÉKESÍTÉSI ALOSZTÁLY

A POSZT CÉLJA
Megfelelő nagyságú bevétel, amely nagyobb a kiadások és a tartalékok összegénél.

 

RELATÍV ELHELYEZKEDÉS A SZERVEZÉSI TÁBLÁN
Az Értékesítési Alosztályvezető posztot a szervezési táblán, a következő helyen találod:
1. Értékesítési Osztály (II)
2. Értékesítési Osztályvezető
3. Értékesítési Alosztályvezető

 

A POSZT FELADATAI
Értékesítési adminisztráció
Állományszerzés
Értékesítés meglévő ügyfeleknek
CRM rendszer
Partnerportál

 

A POSZT ÉRTÉKES VÉGTERMÉKE
Nagyobb bevétel, mint a kiadásokra és tartalékokra szánt összeg együttesen.

ÉRTÉKESÍTÉSI ADMINISZTRÁCIÓ

LEÍRÁS/CÉL

Az értékesítési adminisztráció poszt célja az adminisztratív segítségnyújtás a tanácsadóknak az ügyfeleknek történő értékesítéshez, azért, hogy a tanácsadók kizárólag az értékesítésre tudjanak fókuszálni.
Értékesítési adminisztráció: az általunk értékesített termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos dokumentumok összességének nyilvántartása és adminisztrációja.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Biankó
Üres biankó mindig legyen az irodában, folyamatosan nyomon kell kövezni az ajánlati nyomtatványok darabszámát, és ha beszerzésük szükséges, jelezni kell a Beszerzés felelősének. A biankók a folyosón lévő iratpapucsokban találhatók.
Új nyomtatvány bevezetése esetén azonnal tájékoztatni kell az értékesítőket, az Értékesítési Alosztályvezetőt és az Értékesítési Osztályvezetőt. Új termék esetén az Értékesítési Osztály vezetője a KKR-en keresztül azonnal köteles tájékoztatni az Értékesítési Alosztályvezetőt, az Értékesítési Adminisztráció felelősét, valamint a Beszerzési felelőst. A nyomtatványokat biztosítótársaságonként az ajánlati iratpapucsokba kell tenni.

- Ajánlatok rögzítése
A tanácsadók által leadott ajánlatokat rögzíteni kell a CRM rendszerbe, valamint le kell fűzni az iratpapucsba. Ajánlat úgy nem postázható tovább, hogy saját példányunk nincs róla. Az ajánlatban szereplő adatok rögzítése után, az ajánlat másolatát a megfelelő biztosító mappájába kell lefűzni időrendi sorrendbe.
A kitöltött ajánlatot minden esetben a KKR-be, az értékesítési adminisztráció felelősének tálcájába kell tenni, biztosítótársaságoktól függetlenül.

- Ajánlatok kitöltése
A tanácsadó kérheti az ajánlatok kitöltését és rögzítését, az ehhez kapcsolódó igényét az adatbekérő lapon kell jelezni, a szükséges adatok kitöltésével. Amennyiben meglévő ügyfél köt új szerződést, és az adatai nem változtak, akkor a személyes adatokat természetesen nem kell kitölteni, a rögzítés az előző meglévő kötvény alapján fog történni. A kitöltött ajánlatot a tanácsadó tálcájába kell tenni.

- Hiánypótlás
Hiányzó adatok/dokumentumok esetén a biztosítóktól e-mailen érkeznek hiánypótlásra felszólító levelek. A levél tárgya szerint a hiánypótlást haladéktalanul intézni kell, a hiánypótlás határideje minden esetben 2 nap. Ha elakadsz, kérj segítséget az Értékesítési Osztályvezetőtől.

- Ajánlati dokumentumok

o Cégkivonat: Céges ajánlat esetén szükséges cégkivonat beszerzése. Ezt az OPCM Zrt. intézi a partner bevonása nélkül. A cégkivonatot a www.e-cegjegyzek.hu, vagy az www.opten.hu weboldalról tudod letölteni.

o Orvosi kockázat-elbírálás: Ha az ajánlatban lévő biztosítási összeg orvosi vizsgálatot követel meg, erről tájékoztasd az ügyfeledet az orvosi vizsgálat időpontjával kapcsolatban. A leegyeztetett időpontot követően minden lépés elvégzése a Te feladatod

o Pénzügyi kockázatelbírás

o Biankó

o Személyes okmányok másolata

o Nyilatkozatok, csoportos beszedési megbízás

- Ajánlati nyilvántartás vezetése
A tanácsadók által leadott ajánlatokról havi listát vezess, kronológiai sorrendben. Az Ajánlati Nyilvántartást a recepción találod. Az „Ajánlati Nyilvántartó lapon” az ajánlatból rögzíteni kell a szerződő nevét, a tanácsadót, és az ajánlattal kapcsolatos további információkat. Az ajánlatok kötvényesítését követően a másolatot tedd bele egy bugyiba és fűzd le a kötvényesedett szerződések közé. Az Ajánlati Nyilvántartás mintáját a Mellékletben találod.

- Beérkezett ajánlatok adatainak ellenőrzése
A tanácsadók az általuk felvett ajánlatokat a KKR-ben az Értékesítési adminisztráció fakkba teszik. A beérkezett ajánlatok adatait ellenőrizd le. Az ellenőrzéshez segítségedre van a termékre vonatkozó kitöltött Ajánlati Minta, amelyet a Mellékletben találsz. Amennyiben hibát találsz a kitöltésben, azonnal értesítsd a tanácsadót, és tedd vissza a fakkjába a hibás ajánlatot. A tanácsadónak 24 órája van a hiba korrigálására. A javítást követően az ajánlatot vissza kell, hogy adja neked a KKR Értékesítési adminisztráció fakkon keresztül. Fontos: hibás ajánlat nem továbbítható és a CRM-ben sem rögzíthető

- Kötvényesítések ellenőrzése
CIG Pannóniánál a partnerportálon, riportok menüben az ajánlat nyilvántartás menüben lehet nyomon követni a szerződésszám beírásával, hogy a szerződés aktív-e, tehát kötvényesedett-e. Minden ajánlatnak a zárásig le kell kötvényesedni, mert ebből van a cég és a tanácsadók bevétele. Halaszthatatlan feladat! A biztosítók havi zárási határidejét a Mellékletben találod

- Brokka töltése

 

MELLÉKLETEK

- CIG Kockázatelbírálási ügymenet

SZEMÉLYZETI ADMINISZTRÁCIÓ

LEÍRÁS/CÉL
A személyzet nyilvántartásával kapcsolatos adminisztráció elvégzése. Az adminisztráció folyamata a személyzet felvételtől az elbocsátásig tart.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Minden dokumentumot le kell fűzni a munkatárs aktájába (vitrines szekrény/munka és megbízási szerződések), valamint rögzíteni kell a CRM rendszerbe (Törzsadatok/Egyéni üzletkötők/Üzletkötő/Dokumentumok)

- Dokumentumok típusai:

o munkaszerződés [alkalmazott] / vállalkozói szerződés [tanácsadó] / beszállítói szerződés [beszállító]

o nyilatkozat a szabályzatok elfogadásáról [tanácsadó, alkalmazott]

o IDD nyilatkozat [tanácsadó]

o személyes okmányok másolata [tanácsadó, alkalmazott]: személyazonosító igazolvány, lakcímet igazoló hatósági igazolvány, adóigazolvány

o erkölcsi bizonyítvány, képzettséget igazoló dokumentumok – nem tárolunk másolatot, bemutatásuk kérhető

o átadás - átvételi elismervény: irodakulcs, mágneskártya [jogosultság esetén]

o munkaszerződés felmondása [alkalmazott] / vállalkozói szerződés felmondása [tanácsadó] / beszállítói szerződés felmondása [beszállító]

o szerződés kiegészítés/módosítás

o szabadság dokumentumok [alkalmazott]: szabadság nyilvántartás, orvosi igazolás

o felmondás/elbocsátás dokumentumai – esetlegesen a felmondás megírása (indoklás, kiléptetés dátuma)

- A következők elvégzése jogosultság esetén:

o Brokka hozzáférés

o Google Drive hozzáférés

o E-mail cím létrehozás és hozzáférés

o Partnerportál hozzáférés

o Négyjegykártya rendelés

o Alkusz igazolvány rendelés

- munkaidő nyilvántartás [alkalmazott]: A munkaidő nyilvántartást folyamatosan vezetni kell, és minden hónap utolsó munkanapján a könyvelőnek el kell küldeni e-mailen.

 

MELLÉKLETEK
- Munkaszerződés

- Munkaszerződés felmondása

- Vállalkozói szerződés

- Vállalkozói szerződés felmondása

- Nyilatkozat - IDD

- Nyilatkozat - szabályzatok elfogadásáról

- Beszállítói szerződés

- Átadás-átvételi elismervény

- Szabadságigénylő

- Törvényi rendelkezés a szabadság és betegszabadság tartalmáról

- Munkaidő nyilvántartás

SZERVEZÉSI TÁBLA

LEÍRÁS/CÉL
A szervezési tábla a rangsorolt, rendezett kalapok listája, a kalapok áramlási sorrendje. A szervezési táblán keresztül áttekinthető a szervezet működése.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A szervezési tábla az iroda bejáratánál található.

- A szervezési tábla naprakészen tartása, változás esetén annak módosítása, hiba esetén javítása. 

 

MELLÉKLETEK
- Szervezési tábla

KALAPANYAG KÉSZÍTÉS

LEÍRÁS/CÉL
KALAPANYAG: részletes munkaköri leírás, irányt mutat a pontos és hatékony munkavégzéshez.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A különböző posztokhoz szükséges tudás és irányelvek összeállítása és részletezése.

- A munkatársaknak a saját posztjukkal kapcsolatos változásokról értesíteniük kell a kalapanyag készítés felelősét.

- A kalapanyag a vitrines szekrényben és a Google Drive-ban található.

 

MELLÉKLETEK
-

KALAPANYAG SZERKESZTÉS

LEÍRÁS/CÉL
KALAPANYAG: részletes munkaköri leírás, irányt mutat a pontos és hatékony munkavégzéshez.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- A kalapanyag változása esetén átírja, hiba esetén kijavítja a kalapanyagot.

- A változásról, illetve a javításról értesíti azokat, akiket ez érint.

- Az átírt anyagot el kell juttatni a kalapanyag készítés felelősének, hogy ellenőrizhesse azt.

- A kalapanyag megszerkesztése és kinyomtatása.

o Grafikai megjelenés: Garamond betűtípus, 12-es betűméret, sorkizárt, 1 cm-es margók.

o Minden osztály külön kalapanyaggal rendelkezik.

o A kinyomtatott kalapanyag tartalma:

főosztály előlap: főosztály áttekintő táblázat
elválasztólap: zöld kartonlap
alosztály előlap: szervezési tábla részlete az adott főosztályról
alosztály előlap 2: (poszt célja, relatív elhelyezkedés a szervezési táblán, poszt feladatai, poszt értékes végterméke)
posztok leírása (leírás/cél, tevékenységek/jellemzők, mellékletek)
mellékletek
elválasztólap: zöld kartonlap

 

MELLÉKLETEK
-

KALAPOZÁS

LEÍRÁS/CÉL
KALAP: szleng kifejezés a szervezetben betöltött posztra és munkára. A kalapozás ezen kalapok (munkakörök, posztok) kiosztását és betanítását jelenti.

 

TEVÉKENYSÉGEK/JELLEMZŐK

- Az új munkatárs feladatköreinek kiosztása.

- A személyzeti orientációs gyakorlat végrehajtása az új munkatárssal

- Az új munkatárs alapképzésének és továbbképzésének megszervezése és figyelemmel kísérése.

-Az alapképzés sikerességének ellenőrzéséhez a kalapanyag ellenőrző lapokat az új munkatársnak ki kell töltenie.

-Az új munkatársnak meg kell tanítani, hogy a posztjában bekövetkező változás esetén a változás a kalapanyag készítés felelősének jeleznie kell.

 

MELLÉKLETEK
- Személyzeti orientációs gyakorlat

- Kalapanyag ellenőrző lapok (folyamatban)

MELLÉKLETEK

o MUNKASZERZŐDÉS

o VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS

o VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS FELMONDÁS

o NYILATKOZAT - IDD

o NYILATKOZAT - SZABÁLYZATOK ELFOGADÁSÁRÓL

o BESZÁLLÍTÓI SZERZŐDÉS

o ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY

SZABADSÁGIGÉNYLŐ

o TÖRVÉNYI RENDELKEZÉS A SZABADSÁGRÓL ÉS A BETEGSZABADSÁGRÓL

o MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÁS

o SZERVEZÉSI TÁBLA

o SZEMÉLYZETI ORIENTÁCIÓS GYAKORLAT

o KALAPANYAG ELLENŐRZŐ LAPOK